Μια ματια στο λογιστικο κομματι του Odoo

Το λογιστικο κομματι του Odoo ειναι απο τα πλεον ισχυρα και απλα στην χρηση. Η λειτουργια του υλοποιειται μεσω αρκετων εφαρμογων που εγκαθιστανται η καθε μια ξεχωριστα. Οι εφαρμογες αυτες εχουν ως σκοπο να απομονωσουν λειτουργικοτητες και να μην μας επιβαρρυνουν με λειτουργιες και μενου που δεν εχουμε αναγκη.

Ξεκιναμε λοιπον απο τα βασικα. Μενου -> Εφαρμογες -> Τιμολογιση -> Εγκατασταση.

Πριν κανουμε οτιδηποτε αλλο παμε Ρυθμισεις -> Χρηστες -> Administrator χρηστης -> Λογιστικη και Χρηματοοικονομικα και δινουμε δικαιωματα Συμβουλου στον διαχειριστη (διαχειριστης ειμαστε εμεις αυτη τη στιγμη), ετσι ωστε να εχουμε προσβαση σε ολες τις λειτουργιες της εφαρμογης Τιμολογησης.

Επισης, οι λειτουργιες της τιμολογισης ειναι περιορισμενες οταν χρησιμοποιουμε την εφαρμογη ως εχει, η συγκεκριμενη εφαρμογη λειτουργει κυριως ως επεκταση της εφαρμογης Πωλησεις και γενικα η λειτουργια της ειναι συμπληρωματικη και οχι αυτονομη.

Μετα την εγκατασταση αυτης, βλεπουμε το μενου Λογιστικη, το ανοιγουμε.

Πριν χρησιμοποιεισουμε οτιδηποτε πρεπει να εισαγουμε καποια απαραιτητα στοιχεια. Μεταβαινουμε σε Λογιστικη -> Διαμορφωση -> Ρυθμισεις -> Λογιστικο Σχεδιο. Εγκατασταση περισσοτερων προτυπων πινακα. Βρισκουμε το Ελλαδα - Λογιστικη και το εγκαθιστουμε.

Σε πρωτη προβολη εχουμε το Ταμπλο μας. Η χρηση οπως γνωριζουμε ειναι να μας δινει μια γενικη εικονα για συγκεκριμενα εγγραφα. Στην περιπτωση μας εχουμε μια εικονα για τα Τιμολογια Πελατη, Λογαριασμοι Προμηθευτη, Τραπεζικες Κινησεις, Συναλλαγες Μετρητων


Συνεχιζουμε στα Τιμολογια Πελατη. Το συγκεκριμενο εγγραφο συνηθως ειναι συνδεδεμενο με μια Παραγγελια που εχει ολοκληρωθει και αφορα την εξοφληση αυτης. Μπορει ομως να υπαρχει και ως αυτονομο εγγραφο και να μην συνδεεται με καποια παραγγελια.

Τα Τιμολογια Πελατη και η φορμα αυτων εχουν αναλυθει στην αμεσως προηγουμενη αναρτηση, ανατρεξετε σε περιπτωση που υπαρχει καποια απορια.

Πληρωμες. Στις πληρωμες, εισαγουμε ολες τις συναλλαγες μας.

Σημειωση: Το Odoo ειναι ενα εργο συνεχως εξελισσομενο, αυτο στην περιπτωση μας σημαινει πως μπορει να εμφανιστουν οροι οι οποιοι δεν εχουν ακομη μεταφραστει στην Ελληνικη. Με τον χρονο αυτο το προβλημα θα εξαλειφθει.

Αρχικα εχουμε τον Τυπο Πληρωμης: Αποστολη χρηματων, για χρηματα τα οποια στελνουμε, ληψη χρηματων για χρηματα τα οποια λαμβανουμε και εσωτερικη μεταφορα για μεταφορες εντος της επιχειρησης μας (πχ. μεταφορα κεφαλαιου απο λογαριασμο 1 στον λογαριασμο 2). Υστερα επιλεγουμε το ημερολογιο μας στο οποιο θελουμε να καταγραψουμε την συναλλαγη: Μετρητα η Τραπεζα. Τα υπολοιπα πεδια ειναι ξεκαθαρα ως προς την χρηση τους και δεν χρειαζεται να επιμεινουμε.

Το μενου Πελατες εχει αναλυθει σε προηγουμενη αναρτηση και δεν θα επανελθουμε. Απλα να αναφερω πως ουσιαστικα το μενου πελατες εφαρμοζει ενα φιλτρο στις επαφες μας και μας δειχνει ολες τις επαφες που εχουν τυπο Πελατης.

Υστερα εχουμε το μενου Προιοντα. Εδω εχουμε ολα τα προιοντα και τις υπηρεσιες τα οποια διαθετει η επιχειρηση μας. Δεν θα αναφερθουμε στην φορμα των προιοντων ακομη καθως δεν αφορα τα λογιστικα μας.

Προχωρουμε στις Αγορες, πρωτο υπομενου ειναι οι Λογαριασμοι προμηθευτη. Εδω ουσιαστικα εχουμε μια συγκεκριμενη κατηγορια Τιμολογιου που αφορα τιμολογια που εκδιδουμε για τους προμηθευτες μας. Καθε εγγραφη αντιστοιχει σε διαφορετικο προιον. Μπορουμε να εφαρμοσουμε διαφορετικους φορους για καθε γραμμη/προιον η να προσθεσουμε συνολικα φορο σε ολη την συναλλαγη στο κατω μερος της φορμας. Στην καρτελα Λοιπες Πληροφοριες μπορουμε να παραμετροποιησουμε επιπλεον το ημερολογιο στο οποιο θα καταγραφει η συναλλαγη.

Στη συνεχεια εχουμε το μενου Προμηθευτες οπου διαχωριζονται ολες μας οι επαφες που εχουν σημειωθει ως Προμηθευτης


Συμβουλος

Εδω εχουμε τις ισχυροτερες λειτουργιες της εφαρμογης Τιμολογιση του Odoo.

Αρχικα εχουμε τις Εγγραφες Ημερολογιων. Εδω εχουμε ολες τις εγγραφες ημερολογιων στο συστημα μας. Δηλαδη, οτι συναλλαγη εχει καταγραφει σε οποιοδηποτε ημερολογιο (journal) μπορουμε να την δουμε εδω. Εαν κανουμε μια πληρωμη για παραδειγμα, θα υπαρξει μια εγγραφη εδω. Ανοιγοντας την εγγραφη στην φορμα της εχουμε τα εξης:

Ολα εδω φαινονται ξεκαθαρα: Μια συναλλαγη με ολες τις πληροφοριες της, για περισσοτερες πληροφοριες για καθε ενα πεδιο, περναμε το ποντικι μας πανω απο το πεδιο και ενα τετραγωνο βοηθειας εμφανιζεται.

Ημερολογιακες Καταχωρισεις: Εδω βλεπουμε ομαδοποιημενες εγγραφες ημερολογιων. Μπορουμε για παραδειγμα να προσθεσουμε σε συγκεκριμενο ημερολογιο καποιες συναλλαγες. (πχ χρεωση 100 ευρω στον λογαριασμο 14.000 Επιπλα).

Αυτη ηταν μια γρηγορη ματια στις κυριοτερες λειτουργιες του λογιστικου κομματιου του Odoo.

Αφηστε μας σε σχολιο σας τις αποριες σας.

Μια ματιά στο κομμάτι πωλήσεων του Odoo

Συνεχίζοντας, προχωρουμε να ανακαλύψουμε τον τροπο με τον οποίο το Odoo μπορει να βοηθήσει μια επιχείρηση να διαχειριστεί τις πωλησεις της και οργανωσει την ροή εργασιας της ετσι ωστε να υπαρχει μια πληρης εικόνα των πωλησεων, εισροων, εκρωων και διαφόρων αλλων δεδομενων.

Σε αυτό το σημειο θα ηθελα να σημειώσω πως η εφαρμογη πωλησεων του Odoo διαθετει τεραστιες δυνατοτητες και λειτουργια αυτονομα αλλα και σε συνεργασια με το υπολοιπο συστημα. Καθοτι δεν ειναι δυνατο (και δεν θα ειχε νοημα) να περιγραψω ολες τις λειτουργιες της εφαρμογης πωλησεων, θα αναφερθω συνοπτικα στις σημαντικότερες λειτουργιες αυτης οι οποιες θεωρω πως ειναι ο κοινος παρονομαστης περισσοτερων ροών εργασιας.

Αρχιζουμε λοιπον με το να εγκαθιστουμε την εφαρμογη πωλησεων. Βρισκουμε και εγκαθιστουμε την εφαρμογη απο το συνηθες σημειο Εφαρμογες -> Πωλησεις

Επιπλεων εγκαθιστουμε το Ελλαδα - Λογιστικη. Αυτη ειναι μια εφαρμογη που δημιουργει καποιες εγγραφες στην βαση μας που αφορουν το ελληνικο φορολογικο καθεστος. Περισσοτερα για αυτο αργοτερα.



Βλεπουμε αμεσως πως εχει δημιουργηθει το μενου Πωλησεις και Λογιστικη. Ξεκιναμε απο το Πωλησεις αρχικα.

Κανοντας κλικ, βρισκομαστε στο Ταμπλο των πωλησεων. Ως ταμπλο στο Odoo, οριζουμε μια προβολη η οποια μας δινει μια συνοπτικη προεπισκοπηση εκαστοτε εγγραφων (εδω εχουμε Πωλησεις, στα λογιστικα θα εχουμε Αποδειξεις κτλ.) Βλεπουμε αμεσα πως μπορουμε να ενημερωθουμε αμεσα για τις προσφορες που εχουν δωθει απευθειας στον πελατη και για τις προσφορες που εχουν δωθει μεσω της ιστοσελιδας μας (το Odoo διαθετει webshop το οποιο μπορουμε να χρεισημοποιησουμε ετσι ωστε να πωλησουμε τα προιντα μας. Περισσοτερα για αυτο αργοτερα)

Η λειτουργια του ταμπλο ειναι ξεκαθαρη, αμεσα επεκτασιμη και ευκολα προσαρμοσιμη στις εκαστοτε αναγκες, ριξτε μια ματια στις αλλες επιλογες προβολης που σας δινονται καθοτι δεν θα αναφερθω εκτενεστερα.

Προχωρουμε στο μενου Πελατες.

 Αυτο το μενου παρεχει το πελατολογιο μας το οποιο γνωρισαμε σε προηγουμενη αναρτηση που αναφερθηκαμε στο CRM. Ανοιγοντας μια καρτελα πελατη (αν δεν υπαρχει πελατης δημιουργουμε εναν) βλεπουμε πως εχουν προστεθει μια επιπλεων καρτελα και καποια κουμπια πανω δεξια. Στην καρτελα Πωλησεις & Αγορες, μπορουμε να δουμε καποια στοιχεια τα οποια μας βοηθουν στην κατηγοριοποιηση του πελατη.

Στην Πωληση εχουμε το Ειναι Πελατης, ετσι ωστε μπορουμε να ξεχωρισουμε αν η συγκεκριμενη μας επαφη ειναι πελατης, εχουμε επισης το στοιχειο Πωλητης για να σημειωσουμε ποιος απο την ομαδα μας εκανε την πωληση στον συγκεκριμενο πελατη. Στα διαφορα εχουμε εναν εσωτερικο κωδικο τον οποιο μπορουμε να χρεισημοποιησουμε για αναγνωριστικους σκοπους. Στο Αγορα εχουμε το πεδιο Ειναι Προμηθευτης, θετοντας το οριζουμε την επαφη ως προμηθευτη μας. Στο Πληρωμες εχουμε τραπεζικους λογαριασμους που μπορουμε να συνδεσουμε με την Επαφη αυτη (περισσοτερα για αυτο αργοτερα.)

Συνεχιζουμε στο μενου Προσφορες. Εδω ειναι ενα απο τα ποιο σημαντικα κομματια της εφαρμογης πωλησεων του Odoo. Αναφερω γενικα πως η πορεια μιας πωλησης ειναι Προσφορα -> Πωληση. Οταν λοιπον δινουμε μια προσφορα σε εναν πελατη την καταχωρουμε εδω. Κανοντας κλικ  στο μενου Δημιουργια μας παρουσιαζεται η γνωστη μας πλεον φορμα. Τα πεδια εδω ειναι ξεκαθαρα, εχουμε Πελατης, Ημερ/νια Παραγγελιας (σημερινη απο προεπιλογη), ημερομηνια ληξης της προσφορας, οροι πληρωμης (αμεση πληρωμη, πιστωση κλπ). Απο κατω εχουμε τις γραμμες παραγγελιας, καθε γραμμη παραγγελιας αφορα ενα προιον. Στην καρτελα Αλλες πληροφοριες, εχουμε διαφορα αλλα πεδια οπως Πωλητης, Ομαδα πωλησης (εαν εχουμε πολλες ομαδες πωλησεων στον οργανισμο μας). Το πεδιο Φορολογικη Θεση θα εξηγηθει αργοτερα.


Στο σημειο αυτο θα ηθελα να αναφερω πως το Odoo διαχειριζεται τα εγγραφα του. Στην καθημερινη μας εργασια ερχομαστε αντιμετωποι με διαφορα φυσικα εγγραφα τα οποια περνουν διαφορα σταδια. Για παραδειγμα, μια πωληση μπορει να βρισκεται στο σταδιο της Αναμονης, Ακυρωσης η Επιβεβαιωσης. Το Odoo μας δειχνει το σταδιο του εκαστοτε εγγραφου πανω δεξια στην φορμα αυτου.

Τωρα, αναλογα με το σταδιο που βρισκεται το καθε εγγραφο (πωληση, αποδειξη, προσφορα κλπ) μας δινονται και διαφορετικες επιλογες. Η επιλογες αυτες εμφανιζονται με την μορφη κουμπιων πανω αριστερα απο τα σταδια.

Περα απο τις επιλογες που μας δινονται σε καποιο σταδιο, μπορει να μας αφερουνται και αλλες, για παραδειγμα δεν εχουμε την δυνατοτητα να κανουμε αλλαγες σε επιβεβαιωμενη αποδειξη η πωληση.


Συνεχιζοντας λοιπον, δημιουργουμε μια προσφορα και παταμε Αποθηκευση.

Κανουμε κλικ στο κουμπι Επιβεβαιωση Πωλησης, βλεπουμε πως το εγγραφο μας (εδω πωληση) πηγε στο σταδιο Παραγγελια, δεν περασε απο το σταδιο Η Προσφορα εσταλη διοτι δεν στειλαμε την προσφορα με email οπως ειχαμε την δυνατοτητα. Επισης, ενα εγγραφο δεν χρειαζεται να διατρεξει ολα του τα σταδια, μπορει καλλιστα να μεταπηδησει μερικα.

Κανουμε κλικ στο Lock για να κλειδωσουμε την προσφορα. Στο σταδιο Locked, η προσφορα εχει γινει ηδη παραγγελια και μας δινεται η δυνατοτητα δημιουργιας τιμολογιου. Κανουμε κλικ στο Δημιουργια τιμολογιου. Παρουσιαζεται ενα παραθυρο που μας δινει τον ελεγχο στο τι θα τιμολογηθει.

Αφηνουμε την δευτερη προεπιλογη και προχωρουμε στο Δημιουργια και Προβολη Τιμολογίων. Το Odoo μας προχωρα στην προβολη φορμας του τιμολογιου. Επισης εδω επισημενουμε πως πανω δεξια βλεπουμε που ακριβως βρισκομαστε: Παραγγελιες/SO001/Τιμολογιο. Επισης βλεπουμε σε τι σταδιο βρισκεται το τιμολογιο μας (Προχειρο) και τι επιλογες εχουμε (Επικυρωση).

Αφου ελεγχουμε το τιμολογιο παταμε επικυρωση, επειτα Καταχωρηση Πληρωμης (ετσι ωστε να περασουν τα χρηματα στα λογιστικα μας βιβλια). Επιλεγουμε Μετρητα, αφηνουμε το ποσο ως εχει και παταμε Επικυρωση.

Κανοντας κλικ στο ονομα της Παραγγελιας μας:

μεταφερομαστε πισω στην παραγγελια μας και βλεπουμε πως ολα βαινουν καλως.

Δημιουργησαμε μια Προσφορα, αυτη η προσφορα εγινε πωληση και αυτη η πωληση εξοφληθηκε.

Η παραπανω ροη εργασιας ειναι η βασικοτερη των εταιριων που κανουν πωλησεις.

Συνεχιζοντας στα μενου δεξια μας, εχουμε τις Πωλησεις προς Τιμολογιση. Ξεκαθαρα, εδω εχουμε μια λιστα η οποια δειχνει προσφορες η οποιες εχουν γινει πωλησεις αλλα δεν εχουμε δημιουργησει τιμολογια ακομη.

Υστερα εχουμε Παραγγελιες για Παραλληλες Πωλησεις. Εδω εχουμε ενα ιδιαιτερο ειδος πωλησεων με διαφορετικο τροπο τιμολογισης και αφορα περιπτωσεις κατα τις οποιες εχει γινει μια πωληση καποιου προιοντος και θελουμε να εκδοσουμε διαφορετικο τιμολογιο (δηλαδη εστω πως ενας πελατης εχει πληρωσει για 10 ωρες υποστηριξης και του δωθουν 12).

Στο υπομενου Αναφορες εχουμε τις Πωλησεις. Κανοντας κλικ βλεπουμε μια συγκεντρωτικη αναφορα πωλησεων. Αυτη η αναφορα ειναι πληρως προσαρμοσιμη αναλογα με τις αναγκες μας. Κανοντας κλικ σε αυτη μπορουμε να δουμε τις πωλησεις μας οπως εμεις θελουμε, μηνιαια, ετησια, ανα πωλητη, ανα ομαδα πωλησεων, ανα προιον κλπ.

Πανω δεξια βλεπουμε πως εχουμε και μια δευτερη επιλογη προβολης των δεδομενων μας: αυτη του γραφιματος

Κανοντας κλικ μας παρουσιαζεται ενα γραφιμα το οποιο αντικατοπτριζει την κατασταση των πωλησεων μας. Αφιερωστε λιγο χρονο να εξερευνησετε τις δυνατοτητες του δυναμικου γραφιματος πανω δεξια

Στο μενου Διαμορφοση μπορουμε να δουμε τις Ομαδες Πωλησεων και γενικες Ρυθμισεις της εφαρμογης Πωλησεις.

Οι Ομαδες Πωλησεων μας δινουν την δυνατοτητα να ομαδοποιησουμε τους πωλητες της επιχειρησης μας ετσι ωστε να μπορουμε να θεσουμε ομαδικους στοχους κλπ.

Οι γενικες ρυθμισεις μας δινουν την δυνατοτητα να προσαρμοσουμε την εφαρμογη μας στις αναγκες μας. Αφιερωστε λιγο χρονο και εδω, πολλες απο τις επιλογες ειναι ξεκαθαρες.

Κλεινοντας θα ηθελα να αναφερω πως εχουμε αναφερθει μονο στις βασικες ικανοτητες της εφαρμογης Πωλησεων. Αρκει ομως για να εχουμε μια εικονα και να μην κουρασουμε τον αναγνωστη καθοτι εφοσον θεσουμε τις βασεις, επειτα η εκμαθηση ειναι ευκολη απο τον ιδιο.

Στην επομενη αναρτηση μας θα αναφερθουμε στο Λογιστικο κομματι του Odoo ως αυτονομο κομματι και σε συνεργασια με την εφαρμογη των Πωλησεων του Odoo.