Μια ματια στο λογιστικο κομματι του Odoo

Το λογιστικο κομματι του Odoo ειναι απο τα πλεον ισχυρα και απλα στην χρηση. Η λειτουργια του υλοποιειται μεσω αρκετων εφαρμογων που εγκαθιστανται η καθε μια ξεχωριστα. Οι εφαρμογες αυτες εχουν ως σκοπο να απομονωσουν λειτουργικοτητες και να μην μας επιβαρρυνουν με λειτουργιες και μενου που δεν εχουμε αναγκη.

Ξεκιναμε λοιπον απο τα βασικα. Μενου -> Εφαρμογες -> Τιμολογιση -> Εγκατασταση.

Πριν κανουμε οτιδηποτε αλλο παμε Ρυθμισεις -> Χρηστες -> Administrator χρηστης -> Λογιστικη και Χρηματοοικονομικα και δινουμε δικαιωματα Συμβουλου στον διαχειριστη (διαχειριστης ειμαστε εμεις αυτη τη στιγμη), ετσι ωστε να εχουμε προσβαση σε ολες τις λειτουργιες της εφαρμογης Τιμολογησης.

Επισης, οι λειτουργιες της τιμολογισης ειναι περιορισμενες οταν χρησιμοποιουμε την εφαρμογη ως εχει, η συγκεκριμενη εφαρμογη λειτουργει κυριως ως επεκταση της εφαρμογης Πωλησεις και γενικα η λειτουργια της ειναι συμπληρωματικη και οχι αυτονομη.

Μετα την εγκατασταση αυτης, βλεπουμε το μενου Λογιστικη, το ανοιγουμε.

Πριν χρησιμοποιεισουμε οτιδηποτε πρεπει να εισαγουμε καποια απαραιτητα στοιχεια. Μεταβαινουμε σε Λογιστικη -> Διαμορφωση -> Ρυθμισεις -> Λογιστικο Σχεδιο. Εγκατασταση περισσοτερων προτυπων πινακα. Βρισκουμε το Ελλαδα - Λογιστικη και το εγκαθιστουμε.

Σε πρωτη προβολη εχουμε το Ταμπλο μας. Η χρηση οπως γνωριζουμε ειναι να μας δινει μια γενικη εικονα για συγκεκριμενα εγγραφα. Στην περιπτωση μας εχουμε μια εικονα για τα Τιμολογια Πελατη, Λογαριασμοι Προμηθευτη, Τραπεζικες Κινησεις, Συναλλαγες Μετρητων


Συνεχιζουμε στα Τιμολογια Πελατη. Το συγκεκριμενο εγγραφο συνηθως ειναι συνδεδεμενο με μια Παραγγελια που εχει ολοκληρωθει και αφορα την εξοφληση αυτης. Μπορει ομως να υπαρχει και ως αυτονομο εγγραφο και να μην συνδεεται με καποια παραγγελια.

Τα Τιμολογια Πελατη και η φορμα αυτων εχουν αναλυθει στην αμεσως προηγουμενη αναρτηση, ανατρεξετε σε περιπτωση που υπαρχει καποια απορια.

Πληρωμες. Στις πληρωμες, εισαγουμε ολες τις συναλλαγες μας.

Σημειωση: Το Odoo ειναι ενα εργο συνεχως εξελισσομενο, αυτο στην περιπτωση μας σημαινει πως μπορει να εμφανιστουν οροι οι οποιοι δεν εχουν ακομη μεταφραστει στην Ελληνικη. Με τον χρονο αυτο το προβλημα θα εξαλειφθει.

Αρχικα εχουμε τον Τυπο Πληρωμης: Αποστολη χρηματων, για χρηματα τα οποια στελνουμε, ληψη χρηματων για χρηματα τα οποια λαμβανουμε και εσωτερικη μεταφορα για μεταφορες εντος της επιχειρησης μας (πχ. μεταφορα κεφαλαιου απο λογαριασμο 1 στον λογαριασμο 2). Υστερα επιλεγουμε το ημερολογιο μας στο οποιο θελουμε να καταγραψουμε την συναλλαγη: Μετρητα η Τραπεζα. Τα υπολοιπα πεδια ειναι ξεκαθαρα ως προς την χρηση τους και δεν χρειαζεται να επιμεινουμε.

Το μενου Πελατες εχει αναλυθει σε προηγουμενη αναρτηση και δεν θα επανελθουμε. Απλα να αναφερω πως ουσιαστικα το μενου πελατες εφαρμοζει ενα φιλτρο στις επαφες μας και μας δειχνει ολες τις επαφες που εχουν τυπο Πελατης.

Υστερα εχουμε το μενου Προιοντα. Εδω εχουμε ολα τα προιοντα και τις υπηρεσιες τα οποια διαθετει η επιχειρηση μας. Δεν θα αναφερθουμε στην φορμα των προιοντων ακομη καθως δεν αφορα τα λογιστικα μας.

Προχωρουμε στις Αγορες, πρωτο υπομενου ειναι οι Λογαριασμοι προμηθευτη. Εδω ουσιαστικα εχουμε μια συγκεκριμενη κατηγορια Τιμολογιου που αφορα τιμολογια που εκδιδουμε για τους προμηθευτες μας. Καθε εγγραφη αντιστοιχει σε διαφορετικο προιον. Μπορουμε να εφαρμοσουμε διαφορετικους φορους για καθε γραμμη/προιον η να προσθεσουμε συνολικα φορο σε ολη την συναλλαγη στο κατω μερος της φορμας. Στην καρτελα Λοιπες Πληροφοριες μπορουμε να παραμετροποιησουμε επιπλεον το ημερολογιο στο οποιο θα καταγραφει η συναλλαγη.

Στη συνεχεια εχουμε το μενου Προμηθευτες οπου διαχωριζονται ολες μας οι επαφες που εχουν σημειωθει ως Προμηθευτης


Συμβουλος

Εδω εχουμε τις ισχυροτερες λειτουργιες της εφαρμογης Τιμολογιση του Odoo.

Αρχικα εχουμε τις Εγγραφες Ημερολογιων. Εδω εχουμε ολες τις εγγραφες ημερολογιων στο συστημα μας. Δηλαδη, οτι συναλλαγη εχει καταγραφει σε οποιοδηποτε ημερολογιο (journal) μπορουμε να την δουμε εδω. Εαν κανουμε μια πληρωμη για παραδειγμα, θα υπαρξει μια εγγραφη εδω. Ανοιγοντας την εγγραφη στην φορμα της εχουμε τα εξης:

Ολα εδω φαινονται ξεκαθαρα: Μια συναλλαγη με ολες τις πληροφοριες της, για περισσοτερες πληροφοριες για καθε ενα πεδιο, περναμε το ποντικι μας πανω απο το πεδιο και ενα τετραγωνο βοηθειας εμφανιζεται.

Ημερολογιακες Καταχωρισεις: Εδω βλεπουμε ομαδοποιημενες εγγραφες ημερολογιων. Μπορουμε για παραδειγμα να προσθεσουμε σε συγκεκριμενο ημερολογιο καποιες συναλλαγες. (πχ χρεωση 100 ευρω στον λογαριασμο 14.000 Επιπλα).

Αυτη ηταν μια γρηγορη ματια στις κυριοτερες λειτουργιες του λογιστικου κομματιου του Odoo.

Αφηστε μας σε σχολιο σας τις αποριες σας.

Μια ματιά στο κομμάτι πωλήσεων του Odoo

Συνεχίζοντας, προχωρουμε να ανακαλύψουμε τον τροπο με τον οποίο το Odoo μπορει να βοηθήσει μια επιχείρηση να διαχειριστεί τις πωλησεις της και οργανωσει την ροή εργασιας της ετσι ωστε να υπαρχει μια πληρης εικόνα των πωλησεων, εισροων, εκρωων και διαφόρων αλλων δεδομενων.

Σε αυτό το σημειο θα ηθελα να σημειώσω πως η εφαρμογη πωλησεων του Odoo διαθετει τεραστιες δυνατοτητες και λειτουργια αυτονομα αλλα και σε συνεργασια με το υπολοιπο συστημα. Καθοτι δεν ειναι δυνατο (και δεν θα ειχε νοημα) να περιγραψω ολες τις λειτουργιες της εφαρμογης πωλησεων, θα αναφερθω συνοπτικα στις σημαντικότερες λειτουργιες αυτης οι οποιες θεωρω πως ειναι ο κοινος παρονομαστης περισσοτερων ροών εργασιας.

Αρχιζουμε λοιπον με το να εγκαθιστουμε την εφαρμογη πωλησεων. Βρισκουμε και εγκαθιστουμε την εφαρμογη απο το συνηθες σημειο Εφαρμογες -> Πωλησεις

Επιπλεων εγκαθιστουμε το Ελλαδα - Λογιστικη. Αυτη ειναι μια εφαρμογη που δημιουργει καποιες εγγραφες στην βαση μας που αφορουν το ελληνικο φορολογικο καθεστος. Περισσοτερα για αυτο αργοτερα.



Βλεπουμε αμεσως πως εχει δημιουργηθει το μενου Πωλησεις και Λογιστικη. Ξεκιναμε απο το Πωλησεις αρχικα.

Κανοντας κλικ, βρισκομαστε στο Ταμπλο των πωλησεων. Ως ταμπλο στο Odoo, οριζουμε μια προβολη η οποια μας δινει μια συνοπτικη προεπισκοπηση εκαστοτε εγγραφων (εδω εχουμε Πωλησεις, στα λογιστικα θα εχουμε Αποδειξεις κτλ.) Βλεπουμε αμεσα πως μπορουμε να ενημερωθουμε αμεσα για τις προσφορες που εχουν δωθει απευθειας στον πελατη και για τις προσφορες που εχουν δωθει μεσω της ιστοσελιδας μας (το Odoo διαθετει webshop το οποιο μπορουμε να χρεισημοποιησουμε ετσι ωστε να πωλησουμε τα προιντα μας. Περισσοτερα για αυτο αργοτερα)

Η λειτουργια του ταμπλο ειναι ξεκαθαρη, αμεσα επεκτασιμη και ευκολα προσαρμοσιμη στις εκαστοτε αναγκες, ριξτε μια ματια στις αλλες επιλογες προβολης που σας δινονται καθοτι δεν θα αναφερθω εκτενεστερα.

Προχωρουμε στο μενου Πελατες.

 Αυτο το μενου παρεχει το πελατολογιο μας το οποιο γνωρισαμε σε προηγουμενη αναρτηση που αναφερθηκαμε στο CRM. Ανοιγοντας μια καρτελα πελατη (αν δεν υπαρχει πελατης δημιουργουμε εναν) βλεπουμε πως εχουν προστεθει μια επιπλεων καρτελα και καποια κουμπια πανω δεξια. Στην καρτελα Πωλησεις & Αγορες, μπορουμε να δουμε καποια στοιχεια τα οποια μας βοηθουν στην κατηγοριοποιηση του πελατη.

Στην Πωληση εχουμε το Ειναι Πελατης, ετσι ωστε μπορουμε να ξεχωρισουμε αν η συγκεκριμενη μας επαφη ειναι πελατης, εχουμε επισης το στοιχειο Πωλητης για να σημειωσουμε ποιος απο την ομαδα μας εκανε την πωληση στον συγκεκριμενο πελατη. Στα διαφορα εχουμε εναν εσωτερικο κωδικο τον οποιο μπορουμε να χρεισημοποιησουμε για αναγνωριστικους σκοπους. Στο Αγορα εχουμε το πεδιο Ειναι Προμηθευτης, θετοντας το οριζουμε την επαφη ως προμηθευτη μας. Στο Πληρωμες εχουμε τραπεζικους λογαριασμους που μπορουμε να συνδεσουμε με την Επαφη αυτη (περισσοτερα για αυτο αργοτερα.)

Συνεχιζουμε στο μενου Προσφορες. Εδω ειναι ενα απο τα ποιο σημαντικα κομματια της εφαρμογης πωλησεων του Odoo. Αναφερω γενικα πως η πορεια μιας πωλησης ειναι Προσφορα -> Πωληση. Οταν λοιπον δινουμε μια προσφορα σε εναν πελατη την καταχωρουμε εδω. Κανοντας κλικ  στο μενου Δημιουργια μας παρουσιαζεται η γνωστη μας πλεον φορμα. Τα πεδια εδω ειναι ξεκαθαρα, εχουμε Πελατης, Ημερ/νια Παραγγελιας (σημερινη απο προεπιλογη), ημερομηνια ληξης της προσφορας, οροι πληρωμης (αμεση πληρωμη, πιστωση κλπ). Απο κατω εχουμε τις γραμμες παραγγελιας, καθε γραμμη παραγγελιας αφορα ενα προιον. Στην καρτελα Αλλες πληροφοριες, εχουμε διαφορα αλλα πεδια οπως Πωλητης, Ομαδα πωλησης (εαν εχουμε πολλες ομαδες πωλησεων στον οργανισμο μας). Το πεδιο Φορολογικη Θεση θα εξηγηθει αργοτερα.


Στο σημειο αυτο θα ηθελα να αναφερω πως το Odoo διαχειριζεται τα εγγραφα του. Στην καθημερινη μας εργασια ερχομαστε αντιμετωποι με διαφορα φυσικα εγγραφα τα οποια περνουν διαφορα σταδια. Για παραδειγμα, μια πωληση μπορει να βρισκεται στο σταδιο της Αναμονης, Ακυρωσης η Επιβεβαιωσης. Το Odoo μας δειχνει το σταδιο του εκαστοτε εγγραφου πανω δεξια στην φορμα αυτου.

Τωρα, αναλογα με το σταδιο που βρισκεται το καθε εγγραφο (πωληση, αποδειξη, προσφορα κλπ) μας δινονται και διαφορετικες επιλογες. Η επιλογες αυτες εμφανιζονται με την μορφη κουμπιων πανω αριστερα απο τα σταδια.

Περα απο τις επιλογες που μας δινονται σε καποιο σταδιο, μπορει να μας αφερουνται και αλλες, για παραδειγμα δεν εχουμε την δυνατοτητα να κανουμε αλλαγες σε επιβεβαιωμενη αποδειξη η πωληση.


Συνεχιζοντας λοιπον, δημιουργουμε μια προσφορα και παταμε Αποθηκευση.

Κανουμε κλικ στο κουμπι Επιβεβαιωση Πωλησης, βλεπουμε πως το εγγραφο μας (εδω πωληση) πηγε στο σταδιο Παραγγελια, δεν περασε απο το σταδιο Η Προσφορα εσταλη διοτι δεν στειλαμε την προσφορα με email οπως ειχαμε την δυνατοτητα. Επισης, ενα εγγραφο δεν χρειαζεται να διατρεξει ολα του τα σταδια, μπορει καλλιστα να μεταπηδησει μερικα.

Κανουμε κλικ στο Lock για να κλειδωσουμε την προσφορα. Στο σταδιο Locked, η προσφορα εχει γινει ηδη παραγγελια και μας δινεται η δυνατοτητα δημιουργιας τιμολογιου. Κανουμε κλικ στο Δημιουργια τιμολογιου. Παρουσιαζεται ενα παραθυρο που μας δινει τον ελεγχο στο τι θα τιμολογηθει.

Αφηνουμε την δευτερη προεπιλογη και προχωρουμε στο Δημιουργια και Προβολη Τιμολογίων. Το Odoo μας προχωρα στην προβολη φορμας του τιμολογιου. Επισης εδω επισημενουμε πως πανω δεξια βλεπουμε που ακριβως βρισκομαστε: Παραγγελιες/SO001/Τιμολογιο. Επισης βλεπουμε σε τι σταδιο βρισκεται το τιμολογιο μας (Προχειρο) και τι επιλογες εχουμε (Επικυρωση).

Αφου ελεγχουμε το τιμολογιο παταμε επικυρωση, επειτα Καταχωρηση Πληρωμης (ετσι ωστε να περασουν τα χρηματα στα λογιστικα μας βιβλια). Επιλεγουμε Μετρητα, αφηνουμε το ποσο ως εχει και παταμε Επικυρωση.

Κανοντας κλικ στο ονομα της Παραγγελιας μας:

μεταφερομαστε πισω στην παραγγελια μας και βλεπουμε πως ολα βαινουν καλως.

Δημιουργησαμε μια Προσφορα, αυτη η προσφορα εγινε πωληση και αυτη η πωληση εξοφληθηκε.

Η παραπανω ροη εργασιας ειναι η βασικοτερη των εταιριων που κανουν πωλησεις.

Συνεχιζοντας στα μενου δεξια μας, εχουμε τις Πωλησεις προς Τιμολογιση. Ξεκαθαρα, εδω εχουμε μια λιστα η οποια δειχνει προσφορες η οποιες εχουν γινει πωλησεις αλλα δεν εχουμε δημιουργησει τιμολογια ακομη.

Υστερα εχουμε Παραγγελιες για Παραλληλες Πωλησεις. Εδω εχουμε ενα ιδιαιτερο ειδος πωλησεων με διαφορετικο τροπο τιμολογισης και αφορα περιπτωσεις κατα τις οποιες εχει γινει μια πωληση καποιου προιοντος και θελουμε να εκδοσουμε διαφορετικο τιμολογιο (δηλαδη εστω πως ενας πελατης εχει πληρωσει για 10 ωρες υποστηριξης και του δωθουν 12).

Στο υπομενου Αναφορες εχουμε τις Πωλησεις. Κανοντας κλικ βλεπουμε μια συγκεντρωτικη αναφορα πωλησεων. Αυτη η αναφορα ειναι πληρως προσαρμοσιμη αναλογα με τις αναγκες μας. Κανοντας κλικ σε αυτη μπορουμε να δουμε τις πωλησεις μας οπως εμεις θελουμε, μηνιαια, ετησια, ανα πωλητη, ανα ομαδα πωλησεων, ανα προιον κλπ.

Πανω δεξια βλεπουμε πως εχουμε και μια δευτερη επιλογη προβολης των δεδομενων μας: αυτη του γραφιματος

Κανοντας κλικ μας παρουσιαζεται ενα γραφιμα το οποιο αντικατοπτριζει την κατασταση των πωλησεων μας. Αφιερωστε λιγο χρονο να εξερευνησετε τις δυνατοτητες του δυναμικου γραφιματος πανω δεξια

Στο μενου Διαμορφοση μπορουμε να δουμε τις Ομαδες Πωλησεων και γενικες Ρυθμισεις της εφαρμογης Πωλησεις.

Οι Ομαδες Πωλησεων μας δινουν την δυνατοτητα να ομαδοποιησουμε τους πωλητες της επιχειρησης μας ετσι ωστε να μπορουμε να θεσουμε ομαδικους στοχους κλπ.

Οι γενικες ρυθμισεις μας δινουν την δυνατοτητα να προσαρμοσουμε την εφαρμογη μας στις αναγκες μας. Αφιερωστε λιγο χρονο και εδω, πολλες απο τις επιλογες ειναι ξεκαθαρες.

Κλεινοντας θα ηθελα να αναφερω πως εχουμε αναφερθει μονο στις βασικες ικανοτητες της εφαρμογης Πωλησεων. Αρκει ομως για να εχουμε μια εικονα και να μην κουρασουμε τον αναγνωστη καθοτι εφοσον θεσουμε τις βασεις, επειτα η εκμαθηση ειναι ευκολη απο τον ιδιο.

Στην επομενη αναρτηση μας θα αναφερθουμε στο Λογιστικο κομματι του Odoo ως αυτονομο κομματι και σε συνεργασια με την εφαρμογη των Πωλησεων του Odoo.

Μια ματιά στο CRM κομμάτι του Odoo

Στην προηγούμενη μας ανάρτηση αναφερθήκαμε γενικά στις πληροφοριακές ανάγκες μιας επιχείρησης και είδαμε πως το Odoo μπορεί να (υπερ)καλύψει αυτες τις αναγκες.

Σε αυτη την ανάρτηση θα εστιάσουμε στο CRM κομμάτι (διαχείρηση επαφών και πελατολογίου) και θα δείξουμε μερικές απο τις βασικές λειτουργίες του Odoo, πως μπορούμε να διαχειριστούμε το πελατολόγιό μας, τι δυνατότητες μας προσφέρονται και πως μπορούμε εύκολα και απλά να κατανοήσουμε την λειτουργία του.

Σε αυτό εδώ το σημείο θα ήθελα να ενημερώσω πως διατίθενται η ιστοσελίδα http://runbot.odoo.com/ στην οποία όταν μεταβούμε και κάνουμε κλικ στο κουμπί με το μπλέ φόντο και το βέλος, θα μεταβούμε σε μια έτοιμη και πλήρως λειτουργική εγκατάσταση του Odoo που μας παρέχετε για δοκιμαστικούς λόγους. 

Θα σας ζητηθει κωδικός, δοκιμαστε:
ονομα χρηστη: admin
κωδικος: admin

Ανοίγοντας το Odoo βρισκόμαστε στην σελίδα των εφαρμογών:

Εδώ βρίσκονται ολες μας οι εφαρμογές που μπορούν να εγκατασταθούν στο Odoo, η λειτουργικότητα που παρέχεται εδώ ειναι εξαιρετικά μεγάλη και θα συγκεντρωθούμε μόνο στο κομμάτι που μας αφορά. 

Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εγκατάσταση" στην εφαρμογή CRM εγκαθιστούμε το CRM κομμάτι του Odoo:

Μετά απο λίγα δευτερόλεπτα αναμονής είμαστε έτοιμοι. Έχουμε ενα πλήρες, λειτουργικό και δωρεάν CRM να λειτουργεί για εμάς. 

Να σημειωσουμε εδω πως στο πανω μερος της οθονης μας εχουμε το λεγομενο "Κεντρικο μενου" το οποιο ομαδοποιει ολες τις κυριως λειτουργιες του Odoo. Μετα την εγκατασταση του CRM βλεπουμε πως εχουν δημιουργηθει τα εξης μενου:

Κανουμε κλικ στο "Συζητηση", εδω ουσιαστικα αυτο που βλεπουμε ειναι ενα ενσωματωμενο γραμματοκιβωτιο. Να υπενθυμησουμε πως το Odoo εχει φτιαχτει για να χρεισιμοποιειται απο πολλους χρηστες, καθε ενας απο τους οποιους εχει διαφορετικους ρολους μεσα σε μια εταιρια (υπευθυνος προσωπικου, λογιστηριο, διευθυνση, γραμματεια κλπ.) Ολα αυτα τα ατομα μπορει να βρισκονται σε διαφορετικους χωρους στην εταιρια, πρεπει λοιπον να υπαρχει μια αμεση και ξεκαθαρη επικοινωνια μεταξυ των ατομων αυτων. Αυτο επιτυγχανεται χρεισιμοποιωντας τις λειτουργιες του μενου "Συζητηση". Ανοιγοντας βλεπουμε τα εξης:

Στα αριστερα εχουμε διαφορα υπομενου. 

Το πρωτο ειναι τα "@Εισερχομενα", κανοντας κλικ βλεπουμε στο κεντρο της οθονης μας διαφορα μηνυματα που απευθυνονται σε εμας απο διαφορους αλλους χρηστες τους Odoo.

Το δευτερο ειναι το "*Με αστερι", κανοντας κλικ εδω μπορουμε να δουμε τα μηνυματα τα οποια εχουμε επισημανει με ενα αστερι (αυτο μπορουμε να το κανουμε για να διαχωρισουμε τα πολυ σημαντικα μηνυματα απο μια ομαδα μηνυματων)

Το τριτο υπομενου ειναι αρκετα σημαντικο. Εδω βρισκονται ολα τα "Καναλια" μας. Το καναλι μπορουμε να το φανταστουμε ως μια κλειστη ομαδα ατομων της εταιριας μας με τους οποιους θα θελαμε να διατηρουμε μια διαφορετικη επικοινωνια. Πχ ο υπευθυνος μαρκετιγκ και πωλησεων μπορει να δημιουργησει ενα καναλι που να ονομαζεται "Πωλησεις" και να δωσει προσβαση σε αυτο το καναλι σε ολους τους πωλητες της εταιριας. Μεσα σε αυτο το καναλι μπορουν να συζητουν θεματα που τους αφορουν χωρις να δεχονται μηνυματα τα υπολοιπα στελεχη.

Στο τεταρτο υπομενου εχουμε τα "Αμεσα μηνυματα" τα οποια ειναι μηνυματα που μας εχουν αποσταλλει αποκλειστικα και εμπιστευτικα σε εμας και δεν εχει κανενας αλλος προσβαση εκτος απο τον αποστολεα και τον παραλειπτη. Κανοντας κλικ στο συμβολο + μπορουμε, πληκτρολογοντας το ονομα καποιου αλλου χρηστη του συστηματος να στειλουμε προσωπικο μηνυμα σε αυτον.

Στο πεμπτο υπομενου εχουμε σχεδον την ιδια λειτουργια με το τριτο με την μονη διαφορα πως τα καναλια εδω ειναι ιδωτικα. Δηλαδη οι συμμετεχοντες μπορουν να εισελθουν μονο με προσκληση.

Προχωροντας, στο κυριο μενου μας μετα την "Συζητηση" εχουμε το "Ημερολογιο".

Το ημερολογιο λοιπον, ως κυριο σκοπο εχει να οργανωσει την ημερα μας. Ανοιγοντας, βλεπουμε το ημερολογιο μας σε εβδομαδιαια βαση. Μπορουμε επισης πανω δεξια να εστιασουμε στην "Ημέρα" η και στον "Μήνα". Κανοντας κλικ σε ενα συγκεκριμενο σημειο του ημερολογιου μας μπορουμε συντομα να δημιουργησουμε μια εγγραφη (πχ Συναντηση με διευθυντη στις 12πμ.). Κανοντας κλικ στην νεα εγγραφη που δημιουργηθηκε εχουμε την δυνατοτητα να αλλαξουμε τις προεπιλεγμενες τιμες (πχ. διαρκεια, συμμετεχοντες, τοποθεσια κλπ). Στα δεξια εχουμε την δυνατοτητα να εισαγουμε και αλλα ημερολογια που μας εχουν κοινοποιηθει σε παραλληλια με το δικο μας ετσι ωστε να μπορουμε να εχουμε μια αποψη σχετικα με τις δραστηριοτητες του προσωπικου μας.

Να σημειωσουμε εδω πως μεσω καταλληλων ρυθμισεων μπορουμε να συνδεσουμε το ημερολογιο του Odoo με αυτο της Google. Ετσι μπορουμε να εχουμε συγχρονισμο των δυο και να δεχομαστε ειδοποιησεις στο κινητο μας, να καταχωρουμε ειδοποιησεις απο το κινητο μας κλπ.

Επειτα εχουμε το σημαντικοτερο μενου ολων: "Επαφες".

Εδω βρισκουμε ολες τις επαφες μας. Ειτε ειναι πελατες, προμηθευτες, εργαζομενοι, εταιριες. Ολες οι οντοτητες που εχουμε οποιαδηποτε ειδους επαφη βρισκονται εδω και διαχωριζονται καταλληλα. Κανοντας κλικ βρισκομαστε στην προεπιλεγμενη προβολη kanban, πανω δεξια μπορουμε να εναλλαξουμε τις προβολες μας. Οι προβολη kanban δειχνει τις επαφες μας την καθε μια σε ενα ξεχωριστο τετραγωνο και ολες οι επαφες τοποθετουνται σε εναν πινακα, η προβολη λιστας τοποθετει τις επαφες μας την μια κατω απο την αλλη. Τελος, η προβολη φορμας ανοιγει μια εγγραφη μας για προβολη και τροποποιηση. Καθε εγγραφη στο ανοιγμα της προβαλεται στην προβολη "φορμα".

Σε αυτο το σταδιο ας προσπαθησουμε να δημιουργησουμε μια νεα επαφη. 

Κανουμε κλικ πανω αριστερα στο κουμπι "Δημιουργια". Αμεσως παρουσιαζεται μια νεα εγγραφη σε προβολη "φορμας". Ευκολα μπορουμε να διακρινουμε την χρηση καθε στοιχειου, περνωντας το ποντικι μας πανω απο καποια στοιχεια εμφανιζεται ενα επιπλεον κειμενο βοηθειας με το οποιο μπορουμε να εξαλλειψουμε οποιες αμφιβολιες εχουμε για καποιο συγκεκριμενο πεδιο. Τα πεδια που εχουν μπλε φοντο ειναι υποχρεωτικα και δεν μπορει να δημιουργηθει καποια εγγραφη χωρις την συμπληρωση τους. Βλεπουμε πως το μονο που χρειαζομαστε για την δημιουργια μιας επαφης ειναι το ονομα αυτης. Δινουμε ενα ονομα και παταμε πανω αριστερα στην αποθηκευση. Η νεα μας επαφη ειναι ετοιμη, κανοντας κλικ παλι πανω αριστερα στο κουμπι "Επεξεργασια" μπορουμε να να αλλαξουμε οποιες πληροφοριες εχουμε εισαγει η να προσθεσουμε νεες στην επαφη μας.

Θα δειτε πως πολλα απο τα πεδια δεν χρειαζονται επεξηγηση, πρεπει ομως να σταθουμε σε μερικα απο αυτα. Στο κατω μερος της φορμας μας εχουμε τρεις καρτελες.

Στην "Επαφες και Διευθυνσεις" μπορουμε να δηλωσουμε επιπλεον διευθυνσεις. Για παραδειγμα μπορει να εχουμε μια επαφη που να εχει διαφορετικη διευθυνση παραδωσεις γραμματων και διαφορετικη διευθυνση τιμολογισης. Στην καρτελα "Εσωτερικα Σημειωματα" μπορουμε να γραψουμε καποιες σημειωσεις για την επαφη (πχ. Εξαιρετικος πελατης, χρηζει ιδιαιτερης μεταχειρισης) τα οποια θα μπορουν να τα δουν οσοι εχουν προσβαση στην επαφη αυτη. Στην καρτελα "Πωλησεις και Αγορες" μπορουμε να κατηγοριοποιησουμε την επαφη. Θετοντας το "Ειναι πελατης" οριζουμε την επαφη αυτη ως πελατη.

Ενα ισχυροτατο εργαλειο βρισκεται κατω απο την φορμα (και γενικα σχεδον κατω απο καθε φορμα στο Odoo μας. Με καθε επαφη μας μπορουμε να ανταλλαξουμε δεκαδες μηνυματα. Χρεισιμοποιοντας το κουμπι "Νεο μηνυμα" ειμαστε σε θεση να συνταξουμε ενα γρηγορο μηνυμα. Πατωντας "Αποστολη" κατω αριστερα αποστελλουμε το μηνυμα στην επαφη και στους ακολουθους αυτου του εγγραφου. 

Ο ορος εγγραφο εδω αναφερεται στην εκαστοτε επαφη που βρισκεται στην οθονη μας την δεδομενη στιγμη. Ο καθε χρηστης που εχει προσβαση στις επαφες, μπορει να εγγραφει σε καποια επαφη (διοτι τον ενδιαφερει να ενημερωνεται για οποιαδηποτε συνομιλια υπαρξει με αυτη την επαφη). Ο δημιουργος μια επαφης αυτοματα την παρακολουθει.

Υπαρχουν τρια επιπλεον κουμπια στα δεξια που μας επιτρεπουν την εισαγωγη εικονιδιων, την επισυναψη εγγραφου και την αποστολη μηνυματος μεσω ενος οδηγου.Για να υπαρχει μια ταξη και να γνωριζουμε το ιστορικο της επικοινωνιας μας με την επαφη, οτι μηνυματα στελνουμε και λαμβανουμε σε και απο μια επαφη τοποθετουνται το ενα πανω απο το αλλο με το ποιο προσφατο μηνυμα να βρισκεται στην κορυφη.

Στην ιδια περιοχη υπαρχει επισης ο υπερσυνδεσμος "Καταγραφη εσωτερικου σημειωματος" που μας επιτρεπει να γραψουμε μια σημειωση που θα μπορουν να δουν οσοι εχουν προσβαση στην επαφη αυτη. Επιπλεον αυτου ομως, θα σταλει και ενα μηνυμα ηλεκτρονικου ταχυδρομιου στους ακολουθους αυτης της επαφης.

Τελος, στο τελευταιο κουμπι μπορουμε να δουμε οσους παρακολουθουν αυτο το εγγραφο(επαφη) στην προκειμενη περιπτωση, και οι οποιοι θα ενημερωθουν για οποιαδηποτε αποστολη/ληψη μηνυματος απο αυτη την επαφη.

To μενου "Πωλησεις" δεν μας ενδιαφερει αυτη τη στιγμη και θα αναφερθει στην επομενη αναρτηση μας που θα μιλησουμε για την εφαρμογη "Διαχειρηση Πωλησεων" του Odoo.

Εχουμε λοιπον:

1) Απλή πλην ισχυρότατη διαχειριση πελατολογιου.

2) Εσωτερικη και αμεση επικοινωνια μεταξυ των στελεχων της επιχειρησης σας

3) Ευαναγνωστες φορμες με ιστορικό συναλλαγων και εμπειριων με τους πελατες σας. (Ετσι ωστε οποιος χρειαστει να αντιμετωπισει καποιο πελατη να γνωριζει το ιστορικο συναλλαγων που ειχε καθε μελος της επιχειρησης σας με αυτον τον πελατη.

Κλεινοντας, πιστευω θα συμφωνησετε πως η λογικη ειναι απλη και η διαχειρηση των επαφων σας ποιο ξεκαθαρη απο ποτε. Οι ανθρωποι πισω απο το Odoo γνωριζουν πως οταν θελετε να καταχωρησετε μια νεα επαφη, δεν θελετε να "παλευετε" με δεκαδες πεδια, τα οποια σε τελικη αναλυση υπονομευουν τον τελικο σκοπο του προιοντος.

Συνεχιζουμε σε επομενη αναρτηση με την εφαρμογη "Διαχειρηση Πωλησεων" του Odoo.

Τι ειναι το Odoo και γιατι αξιζει την προσοχη σου

Αρχικα, ας αφήσουμε στην ακρη το Odoo και ας μιλήσουμε για επιχειρήσεις.

Σύμφωνα με τον ορισμό της λέξης "επιχείρηση" στην βικιπαίδεια εχουμε τα εξης:

"ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ χαρακτηρίζεται η ποριστική οικονομική μονάδα που αποτελεί αυτοτελή και υπεύθυνη οργάνωση παραγωγικών συντελεστών και διαχείρισης συναλλαγών με τις οποίες και επιδιώκει το μέγιστο δυνατό κέρδος."

Άρα λοιπόν απο το παραπάνω έχουμε το εξής συμπέρασμα:

Επιχείρηση είναι μια οικονομική μονάδα που επιδιώκει το μέγιστο δυνατό κέρδος.

Τέλεια θα αναφωνήσετε, αυτο το γνωρίζουμε ήδη.

Το πρόβλημα όμως που υπάρχει εδώ δεν είναι στην αναγνώρηση και στον ορισμό της επιχείρησης, αλλά στην αναγνώριση των μέσων που θα χρειαστούν και στην ορθή χρήση αυτών ώστε να πετύχει η επιχείρηση τον υπέρτατο στόχο της: το μέγιστο δυνατό κέρδος.

Όπως αναφέρει ο ορισμός, για να πετύχει η κάθε επιχείρηση τον στόχο της πρέπει να οργανώσει τους παραγωγικούς συντελεστές της και να διαχειριστεί τις συναλλαγές της υπεύθυνα.

Εδώ θα εστιάσουμε λοιπόν και αυτο το κομμάτι του ορισμού θα αποτελέσει την ραχοκοκκαλιά της θεματολογίας μας. Πως μπορεί μια επιχείρηση να πετύχει το παραπάνω; Πως μπορούν οι συναλλαγές να μπούν σε μια σειρά και να διαχειριστούν υπεύθυνα απο το έμψυχο δυναμικό; Πως μπορούν οι παραγωγικοί συντελεστές να οργανωθούν; Αυτά και άλλα πολλά θα μας απασχολήσουν σε παρακάτω δημοσιεύσεις, θα προσπαθήσουμε σε γενικά προβλήματα να δώσουμε ειδικές λύσεις.

Αρχιζοντας λοιπον, θα πρεπει να αναγνωρισουμε και να συμφωνήσουμε σε καποια πραγματα. Η συμβολη ενος υπολογιστικου συστηματος στην διαχειριση, οργανωση και ευημερια μιας επιχειρησης ειναι αδιαμφισβητητη.

Φανταστειτε να μπορουσατε να εχετε την ατζεντα σας ψηφιακα καταχωρημενη σε ενα ασφαλες συστημα. Αυτο θα την εκανε προσβασιμη απο παντου στον κοσμο, π.χ θα μπορουσατε να την δειτε ενω βρισκεστε στον δρομο απο το κινητο σας, θα μπορουσατε να κοινοποιησετε συγκεκριμενες εγγραφες απο την ατζεντα σας (στον γραμματεα σας πιθανον).

Φανταστείτε να μπορούσατε να έχετε το πελατολόγιο σας οργανωμένο και άμεσα προσβάσιμο οποιαδήποτε στιγμή από οποιοδήποτε υπολογιστικό σύστημα (υπολογιστής, laptop, tablet, smart phone) και εξαιρετικά οργανωμένο με σημαντικές πληροφορίες για τον κάθε πελάτη ξεχωριστά

Φανταστείτε να μπορούσατε να  έχετε τις πρόσφορες, πωλήσεις, ενοικιάσεις των προϊόντων και των υπηρεσιών σας οργανωμένες με τον τρόπο που εσείς επιθυμείτε

Φανταστείτε να μπορούσατε να έχετε άμεση και αμφίδρομη επικοινωνία με όλους όσους εργάζονται στην επιχείρηση σας.

Φανταστείτε να μπορούσατε εσείς ο ίδιος με ελάχιστες γνώσεις να αλλάξετε την ιστοσελίδα της επιχείρησης σας.

Και η λίστα συνεχίζει..

Διάφορες λύσεις έχουν βρεθεί στα παραπάνω, ενδεικτικά αναφέρουμε τα συστήματα Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP), web content management system (WCMS). Μια σύγχρονη επιχείρηση στο ελάχιστο χρειάζεται και τα τρία

Η αρχική προσέγγιση μιας επιχείρησης είναι να διαθέτει τρία διαφορετικά συστήματα, ένα για το πελατολόγιο της (CRM), ένα για να διαχειρίζεται τις πωλήσεις, stock, και γενικά τις πήγες της και ένα τελευταίο σύστημα και τέλος, ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου της ιστοσελίδας της (WCMS). Αμέσως καταλαβαίνουμε πως όλα αυτά εισάγουν νέα προβλήματα αντι να λύνουν τα ήδη υπάρχοντα. Δηλαδή, πρέπει να εκπαιδευτεί το προσωπικό σε τρία διαφορετικά συστήματα, τα τρία αυτά συστήματα δεν έχουν επικοινωνία μεταξύ τους και η επιχείρηση θα πρέπει να στραφεί σε τρίτους για να συνδέσουν αυτά τα συστήματα (επιπλέον κόστος και πολυπλοκότητα) και άλλα πολλά...

Κάπου εδώ, έρχεται το Odoo.

Το Odoo λοιπόν είναι μια δωρεάν, ανοιχτού κώδικα πλατφόρμα λογισμικού η οποία καταφέρνει επιτυχημένα να συνδυάσει CRM, ERP, CMS.

Οταν λεμε δωρεαν εννοουμε πως δεν υπαρχει οποιαδηποτε χρεωση στην χρηση του προιοντος, μπορειτε αμεσα να μεταβειτε στην διευθυνση https://www.odoo.com/documentation/10.0/setup/install.html#setup-install-packaged και να κατεβασετε το λογισμικο. (Για οδηγιες εγκαταστασης θα δημιουργηθει νεα αναρτηση)

Δηλαδη, απλα και ξεκαθαρα, το Odoo ειναι μια πληρως επεκτασιμη πλατφορμα η οποια επιτρεπει στην επιχειρηση να:

• διατηρει το πελατολογιο της σε ταξη, να διαχειριζετε με αμεσο και απλο τροπο τις επαφες της με προσωπα.
• διαχειριζεται με αποτελεσματικο τροπο τους πορους τις, ειτε μιλαμε για ανθρωπινο δυναμικο ειτε για προιοντα αποθηκης ειτε για συναλλαγες.
• μεταβαλλει το περιεχομενο της ιστοσελιδας της χωρις να χρειαζεται να απευθυνθει σε τριτους.
• και αλλα πολλα τα οποια θα αναφερθουν σε μετεπειτα αναρτησεις.

Η απλότητα, η ευχρηστία και η ισχυς του Odoo το καθυστουν την σωστη επιλογη για την μηχανογραφιση της επιχειρησης σας, μαζι θα δουμε συγκεκριμενα παραδειγματα σε μετεπειτα αναρτησεις πως μπορειτε και εσεις ο ιδιος να χρησιμοποιησετε το προιον.

Στην δευτερη αναρτηση μας θα αναφερθουμε αναλυτικα στο CRM κομματι του Odoo, μεχρι τοτε μεινετε συντονισμενοι στην σελιδα μας.