Μια ματιά στο CRM κομμάτι του Odoo

Στην προηγούμενη μας ανάρτηση αναφερθήκαμε γενικά στις πληροφοριακές ανάγκες μιας επιχείρησης και είδαμε πως το Odoo μπορεί να (υπερ)καλύψει αυτες τις αναγκες.

Σε αυτη την ανάρτηση θα εστιάσουμε στο CRM κομμάτι (διαχείρηση επαφών και πελατολογίου) και θα δείξουμε μερικές απο τις βασικές λειτουργίες του Odoo, πως μπορούμε να διαχειριστούμε το πελατολόγιό μας, τι δυνατότητες μας προσφέρονται και πως μπορούμε εύκολα και απλά να κατανοήσουμε την λειτουργία του.

Σε αυτό εδώ το σημείο θα ήθελα να ενημερώσω πως διατίθενται η ιστοσελίδα http://runbot.odoo.com/ στην οποία όταν μεταβούμε και κάνουμε κλικ στο κουμπί με το μπλέ φόντο και το βέλος, θα μεταβούμε σε μια έτοιμη και πλήρως λειτουργική εγκατάσταση του Odoo που μας παρέχετε για δοκιμαστικούς λόγους. 

Θα σας ζητηθει κωδικός, δοκιμαστε:
ονομα χρηστη: admin
κωδικος: admin

Ανοίγοντας το Odoo βρισκόμαστε στην σελίδα των εφαρμογών:

Εδώ βρίσκονται ολες μας οι εφαρμογές που μπορούν να εγκατασταθούν στο Odoo, η λειτουργικότητα που παρέχεται εδώ ειναι εξαιρετικά μεγάλη και θα συγκεντρωθούμε μόνο στο κομμάτι που μας αφορά. 

Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εγκατάσταση" στην εφαρμογή CRM εγκαθιστούμε το CRM κομμάτι του Odoo:

Μετά απο λίγα δευτερόλεπτα αναμονής είμαστε έτοιμοι. Έχουμε ενα πλήρες, λειτουργικό και δωρεάν CRM να λειτουργεί για εμάς. 

Να σημειωσουμε εδω πως στο πανω μερος της οθονης μας εχουμε το λεγομενο "Κεντρικο μενου" το οποιο ομαδοποιει ολες τις κυριως λειτουργιες του Odoo. Μετα την εγκατασταση του CRM βλεπουμε πως εχουν δημιουργηθει τα εξης μενου:

Κανουμε κλικ στο "Συζητηση", εδω ουσιαστικα αυτο που βλεπουμε ειναι ενα ενσωματωμενο γραμματοκιβωτιο. Να υπενθυμησουμε πως το Odoo εχει φτιαχτει για να χρεισιμοποιειται απο πολλους χρηστες, καθε ενας απο τους οποιους εχει διαφορετικους ρολους μεσα σε μια εταιρια (υπευθυνος προσωπικου, λογιστηριο, διευθυνση, γραμματεια κλπ.) Ολα αυτα τα ατομα μπορει να βρισκονται σε διαφορετικους χωρους στην εταιρια, πρεπει λοιπον να υπαρχει μια αμεση και ξεκαθαρη επικοινωνια μεταξυ των ατομων αυτων. Αυτο επιτυγχανεται χρεισιμοποιωντας τις λειτουργιες του μενου "Συζητηση". Ανοιγοντας βλεπουμε τα εξης:

Στα αριστερα εχουμε διαφορα υπομενου. 

Το πρωτο ειναι τα "@Εισερχομενα", κανοντας κλικ βλεπουμε στο κεντρο της οθονης μας διαφορα μηνυματα που απευθυνονται σε εμας απο διαφορους αλλους χρηστες τους Odoo.

Το δευτερο ειναι το "*Με αστερι", κανοντας κλικ εδω μπορουμε να δουμε τα μηνυματα τα οποια εχουμε επισημανει με ενα αστερι (αυτο μπορουμε να το κανουμε για να διαχωρισουμε τα πολυ σημαντικα μηνυματα απο μια ομαδα μηνυματων)

Το τριτο υπομενου ειναι αρκετα σημαντικο. Εδω βρισκονται ολα τα "Καναλια" μας. Το καναλι μπορουμε να το φανταστουμε ως μια κλειστη ομαδα ατομων της εταιριας μας με τους οποιους θα θελαμε να διατηρουμε μια διαφορετικη επικοινωνια. Πχ ο υπευθυνος μαρκετιγκ και πωλησεων μπορει να δημιουργησει ενα καναλι που να ονομαζεται "Πωλησεις" και να δωσει προσβαση σε αυτο το καναλι σε ολους τους πωλητες της εταιριας. Μεσα σε αυτο το καναλι μπορουν να συζητουν θεματα που τους αφορουν χωρις να δεχονται μηνυματα τα υπολοιπα στελεχη.

Στο τεταρτο υπομενου εχουμε τα "Αμεσα μηνυματα" τα οποια ειναι μηνυματα που μας εχουν αποσταλλει αποκλειστικα και εμπιστευτικα σε εμας και δεν εχει κανενας αλλος προσβαση εκτος απο τον αποστολεα και τον παραλειπτη. Κανοντας κλικ στο συμβολο + μπορουμε, πληκτρολογοντας το ονομα καποιου αλλου χρηστη του συστηματος να στειλουμε προσωπικο μηνυμα σε αυτον.

Στο πεμπτο υπομενου εχουμε σχεδον την ιδια λειτουργια με το τριτο με την μονη διαφορα πως τα καναλια εδω ειναι ιδωτικα. Δηλαδη οι συμμετεχοντες μπορουν να εισελθουν μονο με προσκληση.

Προχωροντας, στο κυριο μενου μας μετα την "Συζητηση" εχουμε το "Ημερολογιο".

Το ημερολογιο λοιπον, ως κυριο σκοπο εχει να οργανωσει την ημερα μας. Ανοιγοντας, βλεπουμε το ημερολογιο μας σε εβδομαδιαια βαση. Μπορουμε επισης πανω δεξια να εστιασουμε στην "Ημέρα" η και στον "Μήνα". Κανοντας κλικ σε ενα συγκεκριμενο σημειο του ημερολογιου μας μπορουμε συντομα να δημιουργησουμε μια εγγραφη (πχ Συναντηση με διευθυντη στις 12πμ.). Κανοντας κλικ στην νεα εγγραφη που δημιουργηθηκε εχουμε την δυνατοτητα να αλλαξουμε τις προεπιλεγμενες τιμες (πχ. διαρκεια, συμμετεχοντες, τοποθεσια κλπ). Στα δεξια εχουμε την δυνατοτητα να εισαγουμε και αλλα ημερολογια που μας εχουν κοινοποιηθει σε παραλληλια με το δικο μας ετσι ωστε να μπορουμε να εχουμε μια αποψη σχετικα με τις δραστηριοτητες του προσωπικου μας.

Να σημειωσουμε εδω πως μεσω καταλληλων ρυθμισεων μπορουμε να συνδεσουμε το ημερολογιο του Odoo με αυτο της Google. Ετσι μπορουμε να εχουμε συγχρονισμο των δυο και να δεχομαστε ειδοποιησεις στο κινητο μας, να καταχωρουμε ειδοποιησεις απο το κινητο μας κλπ.

Επειτα εχουμε το σημαντικοτερο μενου ολων: "Επαφες".

Εδω βρισκουμε ολες τις επαφες μας. Ειτε ειναι πελατες, προμηθευτες, εργαζομενοι, εταιριες. Ολες οι οντοτητες που εχουμε οποιαδηποτε ειδους επαφη βρισκονται εδω και διαχωριζονται καταλληλα. Κανοντας κλικ βρισκομαστε στην προεπιλεγμενη προβολη kanban, πανω δεξια μπορουμε να εναλλαξουμε τις προβολες μας. Οι προβολη kanban δειχνει τις επαφες μας την καθε μια σε ενα ξεχωριστο τετραγωνο και ολες οι επαφες τοποθετουνται σε εναν πινακα, η προβολη λιστας τοποθετει τις επαφες μας την μια κατω απο την αλλη. Τελος, η προβολη φορμας ανοιγει μια εγγραφη μας για προβολη και τροποποιηση. Καθε εγγραφη στο ανοιγμα της προβαλεται στην προβολη "φορμα".

Σε αυτο το σταδιο ας προσπαθησουμε να δημιουργησουμε μια νεα επαφη. 

Κανουμε κλικ πανω αριστερα στο κουμπι "Δημιουργια". Αμεσως παρουσιαζεται μια νεα εγγραφη σε προβολη "φορμας". Ευκολα μπορουμε να διακρινουμε την χρηση καθε στοιχειου, περνωντας το ποντικι μας πανω απο καποια στοιχεια εμφανιζεται ενα επιπλεον κειμενο βοηθειας με το οποιο μπορουμε να εξαλλειψουμε οποιες αμφιβολιες εχουμε για καποιο συγκεκριμενο πεδιο. Τα πεδια που εχουν μπλε φοντο ειναι υποχρεωτικα και δεν μπορει να δημιουργηθει καποια εγγραφη χωρις την συμπληρωση τους. Βλεπουμε πως το μονο που χρειαζομαστε για την δημιουργια μιας επαφης ειναι το ονομα αυτης. Δινουμε ενα ονομα και παταμε πανω αριστερα στην αποθηκευση. Η νεα μας επαφη ειναι ετοιμη, κανοντας κλικ παλι πανω αριστερα στο κουμπι "Επεξεργασια" μπορουμε να να αλλαξουμε οποιες πληροφοριες εχουμε εισαγει η να προσθεσουμε νεες στην επαφη μας.

Θα δειτε πως πολλα απο τα πεδια δεν χρειαζονται επεξηγηση, πρεπει ομως να σταθουμε σε μερικα απο αυτα. Στο κατω μερος της φορμας μας εχουμε τρεις καρτελες.

Στην "Επαφες και Διευθυνσεις" μπορουμε να δηλωσουμε επιπλεον διευθυνσεις. Για παραδειγμα μπορει να εχουμε μια επαφη που να εχει διαφορετικη διευθυνση παραδωσεις γραμματων και διαφορετικη διευθυνση τιμολογισης. Στην καρτελα "Εσωτερικα Σημειωματα" μπορουμε να γραψουμε καποιες σημειωσεις για την επαφη (πχ. Εξαιρετικος πελατης, χρηζει ιδιαιτερης μεταχειρισης) τα οποια θα μπορουν να τα δουν οσοι εχουν προσβαση στην επαφη αυτη. Στην καρτελα "Πωλησεις και Αγορες" μπορουμε να κατηγοριοποιησουμε την επαφη. Θετοντας το "Ειναι πελατης" οριζουμε την επαφη αυτη ως πελατη.

Ενα ισχυροτατο εργαλειο βρισκεται κατω απο την φορμα (και γενικα σχεδον κατω απο καθε φορμα στο Odoo μας. Με καθε επαφη μας μπορουμε να ανταλλαξουμε δεκαδες μηνυματα. Χρεισιμοποιοντας το κουμπι "Νεο μηνυμα" ειμαστε σε θεση να συνταξουμε ενα γρηγορο μηνυμα. Πατωντας "Αποστολη" κατω αριστερα αποστελλουμε το μηνυμα στην επαφη και στους ακολουθους αυτου του εγγραφου. 

Ο ορος εγγραφο εδω αναφερεται στην εκαστοτε επαφη που βρισκεται στην οθονη μας την δεδομενη στιγμη. Ο καθε χρηστης που εχει προσβαση στις επαφες, μπορει να εγγραφει σε καποια επαφη (διοτι τον ενδιαφερει να ενημερωνεται για οποιαδηποτε συνομιλια υπαρξει με αυτη την επαφη). Ο δημιουργος μια επαφης αυτοματα την παρακολουθει.

Υπαρχουν τρια επιπλεον κουμπια στα δεξια που μας επιτρεπουν την εισαγωγη εικονιδιων, την επισυναψη εγγραφου και την αποστολη μηνυματος μεσω ενος οδηγου.Για να υπαρχει μια ταξη και να γνωριζουμε το ιστορικο της επικοινωνιας μας με την επαφη, οτι μηνυματα στελνουμε και λαμβανουμε σε και απο μια επαφη τοποθετουνται το ενα πανω απο το αλλο με το ποιο προσφατο μηνυμα να βρισκεται στην κορυφη.

Στην ιδια περιοχη υπαρχει επισης ο υπερσυνδεσμος "Καταγραφη εσωτερικου σημειωματος" που μας επιτρεπει να γραψουμε μια σημειωση που θα μπορουν να δουν οσοι εχουν προσβαση στην επαφη αυτη. Επιπλεον αυτου ομως, θα σταλει και ενα μηνυμα ηλεκτρονικου ταχυδρομιου στους ακολουθους αυτης της επαφης.

Τελος, στο τελευταιο κουμπι μπορουμε να δουμε οσους παρακολουθουν αυτο το εγγραφο(επαφη) στην προκειμενη περιπτωση, και οι οποιοι θα ενημερωθουν για οποιαδηποτε αποστολη/ληψη μηνυματος απο αυτη την επαφη.

To μενου "Πωλησεις" δεν μας ενδιαφερει αυτη τη στιγμη και θα αναφερθει στην επομενη αναρτηση μας που θα μιλησουμε για την εφαρμογη "Διαχειρηση Πωλησεων" του Odoo.

Εχουμε λοιπον:

1) Απλή πλην ισχυρότατη διαχειριση πελατολογιου.

2) Εσωτερικη και αμεση επικοινωνια μεταξυ των στελεχων της επιχειρησης σας

3) Ευαναγνωστες φορμες με ιστορικό συναλλαγων και εμπειριων με τους πελατες σας. (Ετσι ωστε οποιος χρειαστει να αντιμετωπισει καποιο πελατη να γνωριζει το ιστορικο συναλλαγων που ειχε καθε μελος της επιχειρησης σας με αυτον τον πελατη.

Κλεινοντας, πιστευω θα συμφωνησετε πως η λογικη ειναι απλη και η διαχειρηση των επαφων σας ποιο ξεκαθαρη απο ποτε. Οι ανθρωποι πισω απο το Odoo γνωριζουν πως οταν θελετε να καταχωρησετε μια νεα επαφη, δεν θελετε να "παλευετε" με δεκαδες πεδια, τα οποια σε τελικη αναλυση υπονομευουν τον τελικο σκοπο του προιοντος.

Συνεχιζουμε σε επομενη αναρτηση με την εφαρμογη "Διαχειρηση Πωλησεων" του Odoo.

Τι ειναι το Odoo και γιατι αξιζει την προσοχη σου

Αρχικα, ας αφήσουμε στην ακρη το Odoo και ας μιλήσουμε για επιχειρήσεις.

Σύμφωνα με τον ορισμό της λέξης "επιχείρηση" στην βικιπαίδεια εχουμε τα εξης:

"ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ χαρακτηρίζεται η ποριστική οικονομική μονάδα που αποτελεί αυτοτελή και υπεύθυνη οργάνωση παραγωγικών συντελεστών και διαχείρισης συναλλαγών με τις οποίες και επιδιώκει το μέγιστο δυνατό κέρδος."

Άρα λοιπόν απο το παραπάνω έχουμε το εξής συμπέρασμα:

Επιχείρηση είναι μια οικονομική μονάδα που επιδιώκει το μέγιστο δυνατό κέρδος.

Τέλεια θα αναφωνήσετε, αυτο το γνωρίζουμε ήδη.

Το πρόβλημα όμως που υπάρχει εδώ δεν είναι στην αναγνώρηση και στον ορισμό της επιχείρησης, αλλά στην αναγνώριση των μέσων που θα χρειαστούν και στην ορθή χρήση αυτών ώστε να πετύχει η επιχείρηση τον υπέρτατο στόχο της: το μέγιστο δυνατό κέρδος.

Όπως αναφέρει ο ορισμός, για να πετύχει η κάθε επιχείρηση τον στόχο της πρέπει να οργανώσει τους παραγωγικούς συντελεστές της και να διαχειριστεί τις συναλλαγές της υπεύθυνα.

Εδώ θα εστιάσουμε λοιπόν και αυτο το κομμάτι του ορισμού θα αποτελέσει την ραχοκοκκαλιά της θεματολογίας μας. Πως μπορεί μια επιχείρηση να πετύχει το παραπάνω; Πως μπορούν οι συναλλαγές να μπούν σε μια σειρά και να διαχειριστούν υπεύθυνα απο το έμψυχο δυναμικό; Πως μπορούν οι παραγωγικοί συντελεστές να οργανωθούν; Αυτά και άλλα πολλά θα μας απασχολήσουν σε παρακάτω δημοσιεύσεις, θα προσπαθήσουμε σε γενικά προβλήματα να δώσουμε ειδικές λύσεις.

Αρχιζοντας λοιπον, θα πρεπει να αναγνωρισουμε και να συμφωνήσουμε σε καποια πραγματα. Η συμβολη ενος υπολογιστικου συστηματος στην διαχειριση, οργανωση και ευημερια μιας επιχειρησης ειναι αδιαμφισβητητη.

Φανταστειτε να μπορουσατε να εχετε την ατζεντα σας ψηφιακα καταχωρημενη σε ενα ασφαλες συστημα. Αυτο θα την εκανε προσβασιμη απο παντου στον κοσμο, π.χ θα μπορουσατε να την δειτε ενω βρισκεστε στον δρομο απο το κινητο σας, θα μπορουσατε να κοινοποιησετε συγκεκριμενες εγγραφες απο την ατζεντα σας (στον γραμματεα σας πιθανον).

Φανταστείτε να μπορούσατε να έχετε το πελατολόγιο σας οργανωμένο και άμεσα προσβάσιμο οποιαδήποτε στιγμή από οποιοδήποτε υπολογιστικό σύστημα (υπολογιστής, laptop, tablet, smart phone) και εξαιρετικά οργανωμένο με σημαντικές πληροφορίες για τον κάθε πελάτη ξεχωριστά

Φανταστείτε να μπορούσατε να  έχετε τις πρόσφορες, πωλήσεις, ενοικιάσεις των προϊόντων και των υπηρεσιών σας οργανωμένες με τον τρόπο που εσείς επιθυμείτε

Φανταστείτε να μπορούσατε να έχετε άμεση και αμφίδρομη επικοινωνία με όλους όσους εργάζονται στην επιχείρηση σας.

Φανταστείτε να μπορούσατε εσείς ο ίδιος με ελάχιστες γνώσεις να αλλάξετε την ιστοσελίδα της επιχείρησης σας.

Και η λίστα συνεχίζει..

Διάφορες λύσεις έχουν βρεθεί στα παραπάνω, ενδεικτικά αναφέρουμε τα συστήματα Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP), web content management system (WCMS). Μια σύγχρονη επιχείρηση στο ελάχιστο χρειάζεται και τα τρία

Η αρχική προσέγγιση μιας επιχείρησης είναι να διαθέτει τρία διαφορετικά συστήματα, ένα για το πελατολόγιο της (CRM), ένα για να διαχειρίζεται τις πωλήσεις, stock, και γενικά τις πήγες της και ένα τελευταίο σύστημα και τέλος, ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου της ιστοσελίδας της (WCMS). Αμέσως καταλαβαίνουμε πως όλα αυτά εισάγουν νέα προβλήματα αντι να λύνουν τα ήδη υπάρχοντα. Δηλαδή, πρέπει να εκπαιδευτεί το προσωπικό σε τρία διαφορετικά συστήματα, τα τρία αυτά συστήματα δεν έχουν επικοινωνία μεταξύ τους και η επιχείρηση θα πρέπει να στραφεί σε τρίτους για να συνδέσουν αυτά τα συστήματα (επιπλέον κόστος και πολυπλοκότητα) και άλλα πολλά...

Κάπου εδώ, έρχεται το Odoo.

Το Odoo λοιπόν είναι μια δωρεάν, ανοιχτού κώδικα πλατφόρμα λογισμικού η οποία καταφέρνει επιτυχημένα να συνδυάσει CRM, ERP, CMS.

Οταν λεμε δωρεαν εννοουμε πως δεν υπαρχει οποιαδηποτε χρεωση στην χρηση του προιοντος, μπορειτε αμεσα να μεταβειτε στην διευθυνση https://www.odoo.com/documentation/10.0/setup/install.html#setup-install-packaged και να κατεβασετε το λογισμικο. (Για οδηγιες εγκαταστασης θα δημιουργηθει νεα αναρτηση)

Δηλαδη, απλα και ξεκαθαρα, το Odoo ειναι μια πληρως επεκτασιμη πλατφορμα η οποια επιτρεπει στην επιχειρηση να:

• διατηρει το πελατολογιο της σε ταξη, να διαχειριζετε με αμεσο και απλο τροπο τις επαφες της με προσωπα.
• διαχειριζεται με αποτελεσματικο τροπο τους πορους τις, ειτε μιλαμε για ανθρωπινο δυναμικο ειτε για προιοντα αποθηκης ειτε για συναλλαγες.
• μεταβαλλει το περιεχομενο της ιστοσελιδας της χωρις να χρειαζεται να απευθυνθει σε τριτους.
• και αλλα πολλα τα οποια θα αναφερθουν σε μετεπειτα αναρτησεις.

Η απλότητα, η ευχρηστία και η ισχυς του Odoo το καθυστουν την σωστη επιλογη για την μηχανογραφιση της επιχειρησης σας, μαζι θα δουμε συγκεκριμενα παραδειγματα σε μετεπειτα αναρτησεις πως μπορειτε και εσεις ο ιδιος να χρησιμοποιησετε το προιον.

Στην δευτερη αναρτηση μας θα αναφερθουμε αναλυτικα στο CRM κομματι του Odoo, μεχρι τοτε μεινετε συντονισμενοι στην σελιδα μας.